الإستشارة من أجل تطوير الأداء- سامي الزبيدي
تمهيد
- كانت ولا زالت الاستشارة هدفا ومحط اهتمام معظم الحكومات والوزارات والمؤسسات والدوائر والتنظيمات الإدارية والفنية والعلمية وذلك للإدراك المتزايد والحاجة الى تطوير الموارد الإنسانية للفعاليات التنظيمية ,ان بعض المدراء ورؤساء المؤسسات يميلون للاعتقاد ان الاستشارة تتضمن ومعلومات ومهارات اختصاصية لا يملكها سوى أشخاص محددين كالعلماء والخبراء , ان هذا الاعتقاد غير صحيح نعم ان الاستشارة الخاصة بتطوير الأداء تحتاج الى بعض المهارات بالتأكيد لكنها تتطلب تبادل وجهات النظر و إجراء النقاشات والحوارات مثلما تتطلب المهارات.
معنى الاستشارة
2 . تتحقق الاستشارة بشكل أو بآخر في معظم العلاقات والأعمال بين الناس , ومن معاني الاستشارة المساعدة , أما المعنى المعجمي للاستشارة فهو تقديم المشورة والنصيحة لكن المساعدة تنقل المعنى على نحو مناسب أكثر ,ان هذه المساعدة تأخذ صيغاً مختلفة , وفي كثير من الأحيان يقدم الناس الاستشارة للآخرين دون أن يدركوا أنهم يساهمون في عملية الاستشارة . 3 . نعم ان الاستشارة تساعد من يحتاجها الى النمو والتطور لكن ليس كل مساعدة تعتبر استشارة لان عملية الاستشارة تتضمن الأمور التالية : أ . فهم الرئيس أو المدير, خلفيته, شخصيته, معارفه ومهاراته. ب . فهم المحيط الذي يعمل فيه الرئيس, المحيط الذي يعمل فيه حالياً ومن المحتمل أن يعمل فيه مستقبلاً.
ج . فهم المعضلات والمعوقات والنتائج التي واجهها والتي يواجهها حالياً ومن المحتمل أن يواجهها مستقبلاً.
د . معرفة إمكانياته للتطوير وفرص التطوير وآلية حركته للاستفادة من هذه الفرص .
هـ .الأهمية لتطوير الرئيس أو المدير مع وجود إيمان بأن هذا التطوير يساعد دائماً على فعالية المؤسسة.
و . خلق الفرص واستغلالها للاتصال بالرئيس أو المدير ومشاركته فهمه واهتماماته ومشاعره.
ز . مشاركة المعنيين بالاتصال أو تقديم النصيحة في مناخ جيد للفهم والاحترام المتبادل ومساعدة الرئيس في تخطيط العـــــــمل لتطويره في المستقبل. ح . استعراض التطور من وقت لآخر مع الرئيس .
متى تطلب الاستشارة
4 . يعتقد البعض ان الاستشارة تطلب عند ظهور المشاكل أو عند الحاجة وهذا ليس صحيحاً فبينما تساعد الاستشارة الرئيس أو المدير في مواجهة الأزمات والخروج منها بنجاح فانه بلا شك يحتاج الى جهود استشارية لمساعدته في التطوير والتنظيم ومتابعة الأعمال .
5 . ان الانجاز الأكثر أهمية للاستشارة يمكن أن يكون التطوير الممنهج للرئيس أو المدير وهذا يؤمن له فرصة ليبحث مع مستشاره الفرص التنظيمية المقبلة والثغرات التي ظهرت أو السلبيات ومن ثم يرسم خطة عمل جديدة لكي يتحرك باتجاه أهداف تطوير العمل مستقبلاً , ان الاستشارة يمكن أن تفيد أيضاً في تأمين :
أ معلومات مفيدة وصحيحة أكثر للتخطيط الواقعي المستقبلي.
ب . مناخ مهني مطمئن بين الرئيس والمرؤوسين .
ج . روح الفريق والفهم الواضح للأهداف .
د . الصراحة التي قد تمنع الفشل في المستقبل.
هـ فرصته لتوضيح التوقعات والالتزامات .
و . القناعة في أن تسمع وتفهم.
ز . القدرة على العطاء .
ح . فهم أفضل لمشاكل المرؤوسين.
من يقدم الاستشارة
5 . يعتقد غالبية الناس ان علماء النفس وبعض العلماء والمختصين فقط يمكنهم أن يكونوا مستشارين , ان أي شخص له شأن أو مصلحة في تطوير شخص آخر ولديه معرفة وتجربة يمكن أن يقدم المشورة له وقد أظهرت البحوث أن المشرفين الذين يكافحون من أجل تنمية التنظيم والمؤسسة يشيرون الى أن مصلحتهم هي في نمو أولئك الذين يعملون معهم وبذلك تتحقق النتائج , لذا فان الفاعلية التنظيمية تتوقف على الفاعلية الشخصية وان تنمية التنظيم أو المؤسسة يمكن تحقيقها من خلال نمو الأشخاص فيه .
6 .ان المستشارين الذين يقدمون المشورة يحتلون مركز الأفضلية بفضل المعرفة والخبرة ويمتلكون المتطلبات المهمة الأخرى ولهم القدرة على رؤية الأشــــــــــياء وفقاً لأهميتها .
ان القدرة على الاتصال وجعل الشخص ينتج الحلول لمشاكله ومعاضل العمل ويقرر خطط العمل على أســـــاس التقدير الذاتي هي قدرة معقدة بلا ريب وتتطلب بعض الجهد من قبل المستشار .
تهيئة المناخ للاستشارة
7 . لكي تكون الاستشارة مؤثرة وفعالة فمن الضروري خلق جو من الصراحة بين المستشار ومن تقدم له الاستشارة ,فقد تجري الاستشارة كل يوم على المستوى غير الرسمي خلال المناقشات والاجتماعات , ان مثل هذه الاجتماعات تعطي الفرصة لكلا الطرفين للجلوس سوية ومناقشة أمور مختلفة تخص أداء المؤسسة أو الدائرة وخلال هذه المناقشات والاجتماعات قد يستخدم المستشار مهاراته الاستشارية في مساعدة الرئيس أو المدير على التطور , كما ان احد المتطلبات الضرورية لطلب الاستشارة الجيدة هو الاستعداد الجيد لها .
ان توطيد الألفة والوئام مطلب حيوي في عملية الاستشارة كما تتطلب عملية الاستشارة كسب ثقة المدير أو الرئيس وكسب الثقة يأتي من خلال اهتمام صادق وحقيقي لدى المستشار لتطوير المدير أو رئيس المؤسسة ومن خلال الأفعال والمشاعر وليس بالكلام وتصبح الاستشارة غير الرسمية فعالة ومؤثرة عندما يكون موقف الألفة والوئام بين المستشار ومن تقدم له الاستشارة قد توطد , ان الاستشارة العفوية تساهم بقدر كبير على تطوير الأداء والعمل إذا أجريت بعد توطيد الألفة والثقة المتبادلة بين المستشار والمدير أو الرئيس .
مهارات الاستشارة
- تتطلب الاستشارة مهارات معينة ومن هذه المهارات :
أ .الحضور
ويعني أن المستشار يتفهم طبيعة عمل من يقدم له الاستشارة وهو معه في كل تفاصيل العمل وبالنسبة لمتلقي الاستشارة فهي تعني أنه راغب ومستعد لان يفهم كل ما يقوله المستشار لذا فان الحضور يمهد الأرضية لمناخ الاستشارة الجيدة .
ب .الاستجابة
يساعد الانتباه والإصغاء الجيد المستشار في الاستجابة لحاجات ومتطلبات من تقدم له الاستشارة.
ج . تدقيق الافتراضات
كل شخص يعتبر أموراً معينة صحيحة وهو يفترض ان الشخص الآخر يمكن ان يقتنع برأيه فعلى المستشار ومن تقدم له الاستشارة أن يحترم كل منهم وجهة نظر الآخر وليس من الضروري أن يتفقا على كل شئ ان اضهارالاحترام لأراء الآخرين مهما كانت غير متطابقة مع آرائه هو مهارة ضرورية للمستشار .
د . المشاعر
عندما يتكلم الناس ندرك أنهم يؤمنون بما يقولون ,ان المشاعر التي يعبرون عنها في الكلام وفي التفاعل مع الناس مهمة جداً ومتى ما يعبر عن المشاعر بقوة نعلم أنها تتدخل في تبادل الآراء ,وعندما تكون المشاعر غير مسيطر عليها فإنها تجعلنا نقول أو نفعل أشياء ناسف عليها فيما بعد .
هـ . الاستجابة العاطفية ان الشخص العاطفي يؤثر كثيراً على الآخرين , ان الاستجابة العاطفية تسرع من عملية الاستشارة لأنها تسهل سبل الاتصالات وتبادل الآراء بين المستشار والمدير أو الرئيس الذي تقدم له الاستشارة .
و . الاحترام
وهو ضروري جدا ً في عملية الاستشارة فإذا لم يشعر من تقدم له الاستشارة بأي احترام لمن يقدم له الاستشارة فمن الصعوبة تقبل الاستشارة منه.
ز . الانعكاس
ومعناه قيام من تقدم له الاستشارة بتكرار أو إعادة التعبير أو التوجيه بأسلوبه الخاص وكلماته بحيث يعكس ما يقوله أو يشــعر به المستشار.
الخاتمة
- تبقى الاستشارة ضرورية لتطوير أداء المستشيرين في كافة المستويات وتطوير مؤسساتهم وتنظيماتهم الإدارية و يظن بعض المدراء والرؤساء ان الاستشارة تتضمن مهارات اختصاصية لا يملكها سوى العلماء وبعض المتخصصين وهذا نصف الحقيقية والنصف الآخر ان الاستشارة الفاعلة تكون من خلال وتبادل المعلومات ووجهات النظر. 10. يعتقد البعض ان الاستشارة تقدم عند حدوث المشاكل وهذا غير صحيح ان الاستشارة تقدم للرئيس أو المدير للخروج من الأزمات بنجاح وكذلك مساعدته في التنظيم والتطوير ومتابعة الأعمال ويستفاد من الاستشارة في تقديم معلومات صحيحة ودقيقة للتخطيط المستقبلي وتهيئة مناخ مطمئن بين الرئيس والمرؤوسين وتعزيز روح الفريق الواحد وتطوير القدرة على العطاء.
