إتخاذ القرارات الإدارية -1-

133

الناس غالبا ما تجد صعوبة في اتخاذ القرارات – حتما علينا جميعا اتخاذ القرارات في كل وقت ، وبعضها أكثر أهمية من غيرها . وضع بعض الناس من اتخاذ القرارات من خلال البحث ما لا نهاية لمزيد من المعلومات أو الحصول على أشخاص آخرين لتقديم توصياتهم . يلجأ البعض الآخر إلى صنع القرار عن طريق اتخاذ تصويت ، وإصرارها على دبوس في قائمة أو القذف لعملة واحدة .

بغض النظر عن الجهود التي وضعت في اتخاذ قرار ، فإنه يجب ان يكون مقبولا أن بعض القرارات لن يكون الخيار أفضل وجه ممكن أسلوب واحد التي يمكن استخدامها لصنع القرار الفعال ، وأنه ينبغي أن تساعدك على اتخاذ قرارات فعالة في الحاضر و المستقبل . بالرغم من أنه مصمم تقنية التالية الى هيكل التنظيمي أو جماعة ، فإنه يمكن أن تتكيف بسهولة مع المستوى الفردي .

تعريف القرار

القرار في الحقيقة هو عبارة عن اختيار بين مجموعة حلول مطروحة لمشكلة ما أو أزمة ما أو تسيير عمل معين ولذلك فإننا في حياتنا العملية نكاد نتخذ يومياً مجموعة من القرارات بعضها ننتبه له وندرسه والبعض الآخر يخرج عشوائياً بغير دراسة.في أبسط معانيها : ‘ صنع القرار هو فعل اختيار بين اثنين أو أكثر من مسارات العمل ‘ . ومع ذلك، يجب دائما أن نتذكر أن هناك قد لا يكون دائما قرارا ‘ الصحيح ‘ من بين الخيارات المتاحة. قد يكون هناك خيار أفضل ان لم ينظر فيها ، أو قد لا يكون الحق في المعلومات المتاحة في ذلك الوقت . وبسبب هذا ، من المهم أن تحتفظ بسجل لجميع القرارات المهمة والأسباب الكامنة وراء هذه القرارات ، بحيث يمكن إدخال تحسينات في المستقبل . وهذا يوفر أيضا مبررات أي قرار يتخذ عندما يكون هناك شيء يذهب على نحو خاطئ . بعد فوات الأوان قد لا تكون قادرة على تصحيح أخطاء الماضي ، ولكنه سيساعد تحسين عملية صنع القرار في المستقبل .

اتخاذ القرارات الفعالة على الرغم من القرارات يمكن أن يتم إما باستخدام الحدس أو التفكير ، وكثيرا ما يستخدم مزيج من كلا النهجين . وأيا كان النهج يستخدم ، فإنه عادة ما يكون من المفيد أن قرار هيكل صنع من أجل : تقليل قرارات أكثر تعقيدا وصولا الى خطوات أكثر بساطة. ترى كيف وصلوا في أي قرارات . قرار الخطة تمكين الوفاء بالمواعيد النهائية .

مراحل صنع القرار

وقد تم تطوير العديد من التقنيات المختلفة من اتخاذ القرار ، بدءا من قواعد بسيطة من الإبهام ، إلى إجراءات معقدة للغاية . الطريقة المستخدمة يعتمد على طبيعة القرار الواجب اتخاذه ، وكيف هو معقد . الطريقة الموضحة في هذه الصفحة يتبع سبع مراحل .

المراحل هي:

1.Listing جميع الحلول الممكنة / خيارات .

2.Setting مقياس زمني وتحديد من هو المسؤول عن هذا القرار.

جمع 3.Information .

4.Weighing يصل المخاطر التي تنطوي عليها .

5.Deciding على القيم ، أو بعبارة أخرى ما هو مهم .

6.Weighing يصل إيجابيات و سلبيات كل مسار للعمل.

7.Making القرار.

1 . سرد الحلول الممكنة / خيارات

من أجل التوصل إلى قائمة من جميع الحلول الممكنة و / أو الخيارات المتاحة وهي عادة ما تكون مناسبة للعمل على مجموعة ( أو الفردية ) حل المشاكل العملية. هذه العملية ، ويمكن أن تشمل عملية العصف الذهني.

هذه المرحلة من المهم أن عمليات صنع القرار العام كقرار وسوف تتاح من بين مجموعة من الخيارات الثابتة . تذكر دائما أن تنظر في إمكانية عدم اتخاذ أي قرار أو القيام بأي شيء و تكون على علم بأن كلا الخيارين هي في الواقع الحلول الممكنة في حد ذاتها .

2 . وضع جدول زمني وتحديد من هو المسئول عن قرار

في البت في كيفية الكثير من الوقت لجعل المتاحة ل عملية صنع القرار ، فإنه يساعد على مراعاة ما يأتي:

كم من الوقت متاح للإنفاق على هذا القرار؟

هل هناك موعد نهائي لاتخاذ قرار و ما هي النتائج المترتبة على هذا الموعد النهائي ؟

هل هناك ميزة في اتخاذ قرار سريع؟

ما مدى أهمية ذلك لاتخاذ قرار ؟ كيف المهم هو أن الق رار هو الحق ؟

سوف انفاق المزيد من الوقت تحسين نوعية القرار.؟

المسؤولية عن قرار

قبل اتخاذ أي قرار ، فإنه يحتاج إلى أن يكون واضحا وهو ذاهب الى تحمل المسؤولية عن هذا القرار. تذكر أنه ليس دائما أولئك اتخاذ القرار الذين لديهم لتحمل المسؤولية عن ذلك . هو فرد أو مجموعة أو منظمة ؟ هذا هو السؤال الرئيسي لأن الدرجة التي يشترك في المسؤولية عن قرار يمكن أن تؤثر بشكل كبير عدد كبير من الناس للخطر هم على استعداد ل اتخاذها. إذا كان اتخاذ القرار هو للعمل ثم فإنه من المفيد النظر في هيكل المنظمة التي كنت فيها هو الشخص المسؤول عن اتخاذ القرارات هو أو هي أو لا يجعل المنظمة عقد المسؤولية في نهاية المطاف؟ الذي لديه لتنفيذ مسار العمل قررت ؟ وسوف يؤثر ذلك على الذين إذا ما سارت الأمور بشكل خاطئ ؟ هل أنت على استعداد لتحمل المسؤولية عن الخطأ ؟ وأخيرا ، كنت بحاجة لمعرفة من يمكن أن تجعل في الواقع القرار؟ عندما تساعد صديقا وزميلا أو العميل للتوصل إلى قرار ، في معظم الظروف سيتم اتخاذ القرار النهائي والمسؤولية من قبلهم . كلما كان ذلك ممكنا ، وإذا كان غير واضح ، فمن الأفضل لاتخاذ قرار رسمي بشأن من هو المسؤول عن أي قرار. هذه فكرة المسؤولية يسلط الضوء أيضا على الحاجة إلى الاحتفاظ بسجل لكيفية اتخاذ أي قرار ، ما هي المعلومات التي استند عليها و الذي كان مشاركا . يحتاج ما يكفي من المعلومات ل أن تبقى لتبرير هذا القرار في المستقبل بحيث ، إذا كان هناك شيء على غير ما يرام ، فمن الممكن أن تبين أن قرارك كان معقولا في ظرف من الظروف و بالنظر إلى المعرفة التي عقدت في ذلك الوقت.

 يعتبر القرار جزء ً أساسياً مرتبطاً بكافة أمور حياتنا اليومية بدءاً من أكثرها بساطة وصولاً إلى أكثرها تعقيداً فنحن عندما نستيقظ صباحاً ونذهب لنغسل وجهنا فهذا قرار عندما نختار طعاماً محدداً لنتناوله على الغداء فهذا قرار عندما نختار برنامج معيناً لمتابعته في التلفاز عندما نختار ماذا سندرس، ماذا سنعمل، من سنتزوج، أسماء أطفالنا OOO فهذه الأمور كلها قرارات. والقرارات قد تكون بسيطة تتخذ بشكل سريع وعفوي وروتيني أو قد تكون صعبة ومعقدة تحتاج إلى الكثير من الدراسة والتروي قبل اتخاذها.  رغم انه يمكن اكتساب الكثير من المهارات عن طريق التعلم، فانه ليس سهلاً تعلم صنع القرارات. فهناك من القياديين من يتقن هذه العملية اكثر من غيره. وفي غياب المعلومات الكافية، تصبح هذه العملية اكثر صعوبة. وكثيراً ما يتعامل صناع القرار مع ظروف الشك وعدم اليقين، لكنهم ملزمون بالاجتهاد والتحرك واتخاذ القرارات في حدود وقت معين، ولو ترتب على ذلك ارتكاب بعض الاخطاء، فعدم اتخاذ القرار هو من أسوأ الاخطاء.

أهمية اتخاذ القرارات

إن اتخاذ القرارات هو محور العملية الإدارية، كما ذكرنا، ذلك أنها عملية متداخلة في جميع وظائف الإدارة ونشاطاتها، فعندما تمارس الإدارة وظيفة التخطيط فإنها تتخذ قرارات معينة في كل مرحلة من مراحل وضع الخطة سواء عند وضع الهدف أو رسم السياسات أو إعداد البرامج أو تحديد الموارد الملائمة أو اختيار أفضل الطرق والأساليب لتشغيلها، وعندما تضع الإدارة التنظيم الملائم لمهامها المختلفة وأنشطتها المتعددة فإنها تتخذ قرارات بشأن الهيكل التنظيمي ونوعه وحجمه وأسس تقسيم الإدارات والأقسام، والأفراد الذين تحتاج لديهم للقيام بالأعمال المختلفة ونطاق الإشراف المناسب وخطوط السلطة والمسؤولية والاتصال .. وعندما يتخذ المدير وظيفته القيادية فإنه يتخذ مجموعة من القرارات سواء عند توجيه مرؤوسيه وتنسيق جهودهم أو استثارة دوافعهم وتحفيزهم على الأداء الجيد أو حل مشكلاتهم، وعندما تؤدي الإدارة وظيفة الرقابة فإنها أيضًا تتخذ قرارات بشأن تحديد المعايير الملائمة لقياس نتائج الأعمال، والتعديلات لتي سوف تجريها على الخطة، والعمل على تصحيح الأخطاء إن وجدت، وهكذا تجري عملة اتخاذ القرارات في دورة مستمرة مع استمرار العملية الإدارية نفسها.

يعتبر القرار الإداري تصرفاً قانونياً أو نظامياً ووسيلة من وسائل الإدارة لتحقيق أغراضها وأهدافها حيث يقوم القرار الإداري بدور كبير في مجال العملية الإدارية، فالقرار هو الذي يؤمن القوى البشرية والوسائل المادية اللازمين للعملية الإدارية كما أن القرار هو الذي يبلور التوجهات والسياسات إلى أمور محسوسة كما يعدل الأخطاء ويقوم الاعوجاج في مسار تلك العملية، كما أنه يوضح الالتزامات ويكشف الحقوق ولأهميته عهد بإصداره إلى المستويات العليا في الهرم الإداري حيث تعتبر عملية إصدار أو صنع القرار من الوظائف الأساسية للوزراء والمدراء ونحوهم، كما أن هذه العملية تضمن طابعاً تنظيمياً لكون القرار وإن كان يصدر باسم أحد المسئولين إلا أنه ناتج عن جهود مجتمعة.

[email protected]

مشاركة